معیارهای انتخاب نرم افزار انبارداری
بهترین نرم افزار انبارداری چیست؟
آیا نرم‌افزارهای انبارداری امکان چاپ فاکتور رسمی و غیر رسمی دارند؟
چه برنامه‌ای برای مدیریت موجودی و گزارش انبار من مناسب است؟
در این مقاله، به بررسی معیارها و ملاک‌های انتخاب نرم‌افزار انبارداری مناسب می‌پردازیم.
۱- بهترین نرم افزار انبارداری متناسب با شغل و حرفه
گرچه انبارها، ماهیت مشابه دارند، اما هر رسته‌ی شغلی و هر نوع خاص از انبار، نیازمند برنامه‌ی انبارداری مختص خود هستند. به عنوان نمونه نرم افزار انبارداری که در یک کارگاه تولیدی استفاده می‌شود با برنامه‌ای که در یک واحد فروشگاهی مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد، متفاوت است.
عموماً نرم‌افزارهای انبارداری ساده پاسخ‌گوی نیاز انبار فروشگاهی هستند و برای انبار واحدهای تولیدی بایستی از نرم افزارهای «انبارداری تولیدی» استفاده کرد.
۲- حجم کار شما چقدر است؟
چون نرم‌افزارهای انبارداری با زبان‌های مختلف و پایگاه داده‌های متفاوت طراحی شده‌اند، تعداد کالاها و حجم گردش روزانه، نقش مهمی در انتخاب شما دارد.
مثلاً انبار یک کارخانه‌ی بزرگ تولیدی نباید از یک برنامه‌ی انبارداری ساده که با پایگاه داده‌ی Microsoft Access تولید شده، استفاده کند. گرچه این Database هم قدرت کافی برای ثبت مقادیر قابل توجهی از اطلاعات را داراست، اما به لحاظ سرعت کارکرد و هم‌چنین انعطاف پذیری، قدرت رقابت با پایگاه‌های داده ای هم‌چون MySQL، SQL Server، Oracle و… نخواهد داشت.
۳- چه امکاناتی مد نظر شماست؟
نرم افزار مناسب را با توجه به خواسته‌ها و انتظارات‌تان انتخاب کنید. به این منظور به مشاهده‌ی توضیحات، دریافت کاتالوگ و بررسی نسخه‌ی آزمایشی نرم افزار بپردازید. همواره نصب و بررسی نسخه‌ی آزمایشی و در صورت نیاز، پرسش از بخش پشتیبانی فنی تولیدکنندگان، می‌تواند ابهامات بوجود آمده در برنامه‌ها را رفع نماید.
۴- بستر نرم‌افزاری
بسترها و یا محیط‌های نرم‌افزاری انواع مختلفی دارند. برخی برای رایانه‌ی کاربر نصب می‌شوند و برخی در محیط وب پیاده‌سازی و اجرا می‌گردند.
انتخاب کنید چه نوع بستری برای کار شما مناسب‌تر است.
هر کدام، محاسن و معایبی دارند.
مزایای استفاده از بستر رایانه‌ای:
- عدم نیاز به اینترنت
- سرعت بالا در ثبت اطلاعات
- امنیت نسبی بالاتر (به جهت اینکه افراد محدودتری دسترسی به سیستم را دارند)
محدودیت‌های بستر رایانه‌ای:
- محدود بودن برنامه و قدرت اجرا، به سخت افزار سیستم
- وابستگی کامل با سیستم عامل رایانه (به عنوان نمونه نمی‌توان از یک برنامه‌ی ویندوزی بر روی سیستم عامل Mac استفاده کرد)
- عدم دسترسی به اطلاعات ثبت‌شده، بیرون از محل کار
- عدم پشتیبان‌گیری در محیط وب
مزایای محیط وب:
- سازگاری با تمام سیستم عامل‌ها (حتی گوشی‌های هوشمند)
- عدم محدودیت به سخت‌افزار سیستم
- دسترسی به اطلاعات از هر نقطه که به اینترنت متصل باشد.
- پشتیبان‌گیری در محیط وب
- عدم وابستگی به یک یا چند سیستم (برخی برنامه‌های بستر رایانه‌ای امکان استفاده بر روی تعداد خاصی از سیستم‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهند)
معایب محیط وب:
- نیاز دائمی به اینترنت
- امنیت نسبی پایین‌تر (امنیت در برنامه‌های مختلف، نسبی است و نمی‌توان این موضوع را تعمیم داد اما به طور کلی، برنامه‌های تحت وب به‌دلیل اینکه در دسترس عموم افراد از جمله هکرها قرار دارند، در‌صورت وجود حفره‌ی امنیتی در نرم‌افزار می‌توانند مورد سوء استفاده قرار گیرند)
۵- پایگاه داده
نرم‌افزارهای انبارداری از پایگاه داده‌های مختلفی بهره می‌گیرند.
مرسوم‌ترین آن‌ها، SQL Server،MySQL ، Oracle و Microsoft Access است. گفتنی است بانک داده‌هایی دیگری نیز وجود دارند که ممکن است مورد استفاده قرار گیرند.
به لحاظ کارایی، قدرت و سرعت پردازش، هر کدام محاسن و معایبی دارند. به‌عنوان نمونه اکسس، نصب آسان و انتقال ساده‌ی اطلاعات را به‌همراه دارد، اما از قدرت و سرعت کافی در تبادل اطلاعات، خصوصاً در حجم‌های بالا برخوردار نیست.
در مقابل پایگاه داده‌ی MySQL و SQL Server، که از قضا مرسوم‌ترین بانک داده‌ی نرم‌افزارهای انبارداری ایرانی هستند، قدرت، سرعت و کارآیی لازم در پردازش اطلاعات را خواهند داشت.
از برتری‌های پایگاه MySQL نسبت به سایر رقبا، حجم بسیار کم و نصب آسان آن است.
۶- گزارش‌گیری
معمولاً تمام نرم‌افزارهای انبارداری، امکان گزارش‌گیری دارند. بایستی انتخاب کنید که چه گزارش‌هایی برای انبار شما، کارایی دارد.
تعدادی از گزارش‌های معمول: موجودی تعدادی و ریالی کالاها، کاردکس (ریز گردش) کالا، گزارش ورود و خروج به تفکیک طرف حساب، گزارش به تفکیک مرکز هزینه، کالاهای منقضی شده و…
۷- تعریف سطح دسترسی برای کاربران
ممکن است چند کاربر از یک سامانه‌ی انبارداری استفاده نمایند. در این‌صورت بایستی امکانی فراهم باشد، که بتوان دسترسی برخی کاربران را به بخش‌هایی از نرم‌افزار محدود کرد.
به عنوان نمونه، یک کاربر فقط امکان ثبت مشخصات کالاها را داشته باشد و کاربر دیگر، صرفاً بتواند رسید ورود و یا خروج صادر نماید.
در برخی برنامه‌ها امکان محدودسازی کاربر برای انبار خاص هم درنظر گرفته شده است.
۸- استفاده در حالت شبکه
اگر می‌خواهید چند سیستم و یا کاربر، هم‌زمان اقدام به ثبت اطلاعات نمایند، بایستی از نسخه‌های تحت شبکه یا تحت وب نرم‌افزارهای انبارداری استفاده نمایید.
برخی برنامه‌ها امکان ثبت و مشاهده‌ی اطلاعات را تنها درون شبکه‌ی رایانه‌ای فراهم می‌کنند. اما برخی این قابلیت را خارج از محیط شبکه نیز فراهم می‌کنند. این برنامه‌ها در بستر اینترنت و با استفاده از آی‌پی ثابت (Static IP)، امکان ارتباط با سرور اصلی را در اختیار کاربر قرار می‌دهند.
سامانه‌های تحت وب نیز همان‌گونه که عرض شد، از هر نقطه‌ی متصل به اینترنت می‌تواند در دسترس کاربر قرار گیرد.
۹- پشتیبانی مناسب
به یقین باید گفت، اهمیت پشتیبانی فنی نرم‌افزار از خود محصول بالاتر است. چرا که اگر یک برنامه هرچه‌قدر قدرتمند باشد، اما پشتیبانی مناسب نداشته باشد، دیگر قابل استفاده نخواهد بود. ممکن است پس از چند مدت استفاده، به هر دلیلی نیاز به پشتیبانی داشته باشید و اگر این امکان در اختیار شما قرار نگیرد، نه‌تنها هزینه‌ای که برای برنامه‌ی انبارداری پرداختید، از دست داده‌اید، بلکه زمان و وقت شما نیز هدر رفته است.
برخی کاربران به اشتباه به‌دنبال برنامه‌های رایگان و یا ارزان انبارداری هستند، غافل از اینکه بایستی ابتدا از پشتیبانی نرم‌افزار مطمئن شوند و بعد اقدام به خرید و ثبت اطلاعات خود نمایند.
۱۰- قیمت
قیمت نرم‌افزار از شاخص‌های مهم در خرید برنامه‌ی انبارداری مورد نظر شماست. اما توجه داشته باشید، نبایستی سایر معیارهای مدنظر خود را، قربانی این موضوع نمایید.
قطعاً با پیش‌بینی امکانات و ابزار مناسب، برای یک دوره‌ی بلند مدت برنامه‌ریزی خواهید نمود و شاید در طی این مدت، هزینه‌ای که کرده‌اید در مقابل کارایی سامانه، قابل چشم‌پوشی باشد.
نرم افزار انبارداری مبین
